L'état des lieux de départ et de retour

Le document qui décide si la caution est retenue ou restituée. Il se fait en cinq minutes, avec un téléphone.

L'état des lieux constate l'état d'un matériel à un instant donné, au départ puis au retour de la location. C'est la seule pièce qui permette d'imputer un dommage au locataire : sans état des lieux de départ, tout dommage constaté au retour est présumé antérieur, et la caution est restituée dans le doute. Il n'a pas de forme imposée ; il a des règles d'efficacité.

Ce qu'il contient

• L'identification du matériel — numéro de série, immatriculation — et de la location à laquelle il se rattache.
• Les relevés : compteur horaire ou kilométrique, niveau de carburant, niveau d'huile s'il y a lieu.
• Les photos par angle, toujours les mêmes : pour un véhicule, avant, arrière, chaque flanc, jantes, intérieur, tableau de bord ; pour un engin, chaque face, chenilles ou pneus, godet, vitrage, flexibles.
• Les observations : « rayure 8 cm portière avant droite », « pneu avant droit usure légère », avec la photo en face.
• Les accessoires remis : godets, câbles, chargeur, clés, housse, notice.
• La date, l'heure, les noms et les signatures des deux parties.

Le retour : refaire exactement la même chose

La valeur de l'état des lieux de retour tient à sa comparabilité : mêmes angles, mêmes relevés, même liste d'accessoires. Chaque photo de retour se regarde en face de sa photo de départ. Ce qui est nouveau se voit ; ce qui était déjà là ne se discute plus. Le retard éventuel se calcule entre l'heure prévue et l'heure réelle du retour.

Chiffrer un dommage

1. Le qualifier : rayure, casse, pièce manquante, panne, usure anormale.
2. Le documenter : photos rapprochées et d'ensemble, description factuelle.
3. L'estimer : devis de réparation, ou valeur de remplacement pour un manquant.
4. L'imputer : sur la caution, dans la limite de son montant, puis par facture pour le surplus. Le locataire reçoit le détail avec les photos.

Trois erreurs courantes

Photographier « la machine » en une seule image

Une photo d'ensemble ne montre pas une rayure. Il faut les angles, et les gros plans sur ce qui est fragile ou déjà marqué.

Faire l'état des lieux de retour le lendemain

Entre le retour et l'état des lieux, la machine a pu être déplacée, lavée, reprise par un autre client. Le constat se fait à la restitution, en présence du locataire quand c'est possible, ou depuis ses propres photos quand il dépose hors horaires.

Ne pas relever le compteur

Sans compteur au départ et au retour, ni les heures supplémentaires ni les kilomètres ne se facturent, et l'usure anormale ne se prouve pas.

Avec WiFleet

L'état des lieux se fait sur le téléphone, guidé par une checklist qui impose les angles et les relevés. Les photos sont horodatées et rattachées à la location ; le client signe du doigt. Au retour, la même checklist s'ouvre avec les photos de départ en regard, le dommage se déclare et se chiffre, et le montant s'impute sur la caution avec les photos en pièce jointe.

Questions fréquentes

Le locataire peut-il refuser de signer l'état des lieux ?

Il peut. Notez son refus, gardez les photos horodatées et envoyez-lui le document : un état des lieux non signé mais documenté et transmis vaut mieux qu'aucun. Beaucoup de loueurs conditionnent la remise des clés à la signature.

Combien de photos faut-il ?

Pour un véhicule, une dizaine ; pour un engin, huit à douze ; pour un lot événementiel, une par catégorie plus les éléments abîmés. L'important est que le retour reprenne les mêmes angles.

Que faire si le client dépose le matériel hors horaires ?

Demandez-lui de photographier le matériel déposé, depuis son lien de location par exemple, et faites l'état des lieux au matin en comparant avec le départ. Prévoyez cette procédure dans le contrat.

Un dommage découvert deux jours après le retour est-il imputable ?

Difficilement, sauf s'il est manifestement lié à l'usage — et encore. C'est la raison pour laquelle l'état des lieux de retour se fait à la restitution, pas après.